Come si organizza un evento? La guida completa

Il giorno e l’ora

La prima cosa che devi fare quando sei alle prese con l’organizzazione eventi Firenze è scegliere il girono e l’ora. Già qui devi fare delle scelte importanti: un giorno infrasettimanale o del weekend? L’orario è una scelta decisiva e ci sono diverse possibilità: il pomeriggio, la sera, la notte oppure anche la mattina se si dovesse trattare di un workshop, una conferenza, una presentazione o simile.

Il luogo

Una delle decisioni più importanti nel meno in cui organizza un evento è la scelta del luogo. Sono diversi i fattori che deve tenere in considerazione quando decidi un luogo dove si terrà il tuo evento. prendi in considerazione lo spazio disponibile per potere ospitare le persone che interverranno. Devi anche pensare a come decorerai il luogo per l’evento e se stai pensando a qualcosa all’aperto, controlla che vi sia la possibilità di avere la corrente elettrica altrimenti la sera al buio è un po’ complicato.

Gli inviti

Ora che hai definitivo il luogo, l’orario e il posto non ti reste che prepara gli inviti per il tuo evento. L’invito scritto è molto formale e ti puoi sbizzarrire nella ricerca della grafica, del font e di come presenterà l’vento. Gli inviti vanno spediti e devi lasciare un recapito per avere una conferma della partecipazione. Oggi molti inviti agli eventi passano sui social, senza che vi sia l’invito scritto. Può essere un’idea per rendere ancora più virale il tuo evento ma tieni conto che in questo modo è un po’ difficile capire effettivamente chi verrà e chi no.

Il budget

Ora passiamo alla parte più dolente dell’organizzazione eventi Firenze, cioè la definizione del budget. Fissa una cifra che diventa il tetto massimo di spesa. Quando inizi a fare qualche conto ti renderai subito conto che forse sarà un po’ basso ma tieni presente che puoi chiedere sconti e occuparti di alcune operazioni in autonomia come la stampa degli inviti o le decorazioni per il centro tavola, al fine di risparmiare un po’.